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Entenda como configurar cada tipo de tarefa no seu RTM e tire o máximo proveito dessa ferramenta incrível!

Agora que todos já estão familiarizados em coletar (listar) todas as tarefas, podemos passar para a a segunda fase macro da metodologia GTD: Processar.

Essa fase consiste em ajustarmos todas as configurações mais específicas das tarefas coletadas, porém de forma individualizada. Eu salvei algumas imagens para ilustrar essa fase, e usei a própria tarefa de escrever esse artigo para explicar o seu funcionamento. Vamos lá!

Com a tarefa criada, perceba que ele fica marcada e com o background na cor “amarela”, e ao lado nós vemos um box com os itens de configuração que vamos alterar de acordo com a necessidade. Vamos analisá-los:

• Título da Tarefa - Você poderá editar quantas vezes forem necessárias, renomeando da forma que você quiser.
• Limite - Aqui você edita o seu “deadline” para a sua tarefa.
• Repetir - Nesse item você pode configurar tarefas que sejam recorrentes. Por exemplo: toda segunda-feira criar um artigo para o DK Cell Design.
• Tempo estimado - Esse sem dúvida é o item mais importante para mim. Aqui você informa ao sistema o tempo que você levará executando essa tarefa. É fundamental deixar o otimismo de lado e “cair na real”! Com o passar do tempo usando o RTM sua produtividade vai aumentar e conseqüentemente o prazo irá diminuir.
• Tags - Nesse item você pode configurar diversas tags relacionadas a tarefa. Depois que uma tarefa for completada, ficará muito fácil achar algo relacionado.
• Localidade - Se você faz tarefas em lugares diferentes, do tipo em casa e no trabalho, ou até mesmo num cliente, nesse item você pode configurar ao fará a tarefa.
• URL - Aqui você pode atribuir um link à tarefa, facilitando o acesso. Por exemplo, na minha tarefa de escrever esse artigo eu configurei o link para o post.
• Adiado - Esse é o único item que não configuramos, ele é apenas informativo. E muito importante, pois é aí que aparecerá quantas vezes você adiou essa tarefa.
• Compartilhado com - Quando você precisar dividir a tarefa com alguém, tipo eu com o meu sócio Renaldy, configuramos aqui o compartilhamento e as pessoas envolvidas terão automaticamente essa tarefa na sua caixa de entrada. Porém é necessário que essas pessoas também tenham uma conta no RTM.
• Notas - Eu utilizo muito esse item. Aqui normalmente estamos livres para inserir alguma informação importante, tipo um lembrete. Eu por exemplo para esse artigo que estou escrevendo eu coloquei os links dos sites que usei como referência.

Além de todas essas configurações individualizadas da tarefa, você pode dar um nível prioridade para cada uma delas. Como se fosse um grau de importância e o RTM ajusta o posicionamento de acordo com esse nível. A grande vantagem disso é num dia onde há muitos tarefas, você saberá exatamente qual tarefa começar.

Então é isso pessoal, agora que vocês sabem configurar as tarefas usando a “fase macro” da metodologia GTD, que tal exercitarem uma pouco essa semana? No próximo artigo vou ensinar outras técnicas mais avançadas de configuração. Até lá!

Abraços

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Observações: Para ilustrar melhor esse procedimento, eu estou usando a versão em Português do sistema. Enquanto não nos familiarizamos no uso do RTM, porém o ideal é que a gente migre para a versão em Inglês, principalmente por conta dos aplicativos em outros sistemas. Mas isso é assunto para um próximo artigo!