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Relembrando o que falamos no post anterior, é necessário exercitar a metodologia “Getting things done” no papel mesmo. Se você exercitou durante esses dias, hoje você estará preparado para inserir as suas demandas no sistema RTM. E por enquanto vou usar a interface em português para facilitar aos iniciantes. O ideal é que você utilize na versão em Inglês, mas até você se acostumar com o sistema vamos usando em português nesse artigo.

Então vamos começar passeando pelas configurações do sistema.

• Nessa primeira tela vamos editar as funções mais básicas e intuitivas possíveis: Nome, sobre nome, formato de datas, idiomas, fuso horário. Enfim, dados importantes e que uma vez configurados não será mais necessário mexer novamente.
• A segunda tela é a que eu considero a mais importante. Quando comecei a usar o RTM, eu não configurei nada nessa tela e somente depois que li o artigo do Marco Gomes é que pude perceber que ao configurar as abas dessa tela o sistema ganhou uma enorme potencialidade devido a personalização das nossas necessidades. Por padrão a lista vem configurada como “Caixa de entrada, Estudo, Trabalho e Enviadas”. De cara criei alguns tipos de listas e depois ajustei novamente e cheguei nesse formato que considero ideal. E para facilitar, eu peguei uma grande dica no Fator W do Walmar Andrade de numerar a lista incorporando a numeração no próprio nome de um item da lista.
• Na terceira tela irão aparecer as tags que cadastramos quando inserimos uma tarefa. Nesse momento pularemos essa tela, mas ela é fundamental, pois um sistema bem “tagueado” tudo fica mais fácil de ser localizado uma vez que arquivamos algum dado.
• A quarta tela é a das localidades. Para cada tarefa agendada, você poderá associá-la à algum lugar diferente, que pode ser mapeada ao estilo Google Maps. O resultado você pode ver aqui. Isso se você cadastrar e preencher o endereço corretamente. Mas para que já usou o sistema do Google Maps não terá nenhuma dificuldade com a versão do RTM.
• A quinta tela é uma das mais importantes do sistema. Nela nós poderemos configurar os lembretes que receberemos para cada tarefa ou grupo. Com a vantagem de ser lembrado via e-mail e uma série de outros serviços on-line do tipo Twitter, GTalk, MSN, Mobile e etc.
• A sexta e sétima tela estão vinculadas à serviços web externos e ao plano Pro account respectivamente.
• E na oitava tela podemos todos os links disponíveis da conta.

Outra grande vatngem do sistema RTM é o compartilhamento das informações. Nele, você poderá cadastrar uma ou mais pessoas com o objetivo de gerenciar alguma tarefa condiando-a à executá-la em conjunto. E para isso utilize o link contato e adicione as pessoas que quiser compartilhar as tarefas, porém a pessoa contactada também terá que adicioná-lo como contato para que funcione corretamente.

Pronto, já configuramos as funções mais básicas e podemos utilizar o sistema cadastrando todas as tarefas. Veja como é a “cara” do meu Remember the Milk.

Caixa de Entrada do meu RTM

Perceba que editei todas as listas e acompanho tudo de perto tendo uma visão macro ou bem detalhada. Há também uma opção bastante interessante se você for gerente ou supervisor numa agência e tiver que usar gráficos em quadros na parede. Você pode utilizar o “planejamento semanal” e usá-los impressos. Há uns pequenos quadrados que você pode ticá-los quando a(s) tarefa(s) forem concluídas. É bem legal para acompanhar a produção.

Bem galera, na próxima semana vou ensinar mais detalhes sobre como inserir as tarefas no sistema e seus detalhes! Espero que tenham gostado até a próxima! Abraços