Na verdade, isso serve para qualquer pessoa que tem muitas tarefas a fazer e deseja uma metodologia fácil, prática e realmente útil!
Na semana passada eu mencionei que uso a metodologia GTD e hoje vou mostrar como eu me organizo utilizando essa técnica nas minhas demandas. Como mencionei no artigo anterior, a metodologia GTD baseia-se nas 5 macro-etapas: Coletar, processar, organizar, revisar e executar. Essas etapas nos ajudam a organizar de forma muito clara todas as demandas que temos e dessa forma podemos nos planejar com uma boa margem de precisão tudo o que será feito a partir dessa organização.
Quando eu comecei a ler sobre a metodologia GTD, percebia nos relatos dos usuários uma satisfação total em ter controle sobre as suas demandas, por mais quantidade que eles as tivessem. Essa é uma das grandes vantagens dessa metodologia, o controle total sobre as demandas.
Mas não pensem vocês que tudo é um mar de rosas. Na verdade não foi fácil utilizar essa metodologia. E logo de cara desisti várias vezes. mas retornava logo em seguida quando lia algum artigo sobre. A minha maior dificuldade que encontrei no começo foi a primeira macro-etapa: coletar. Eu precisava parar e escrever todas as minhas demandas. Eu disse TODAS! Era difícil crer que aquele tempo precioso que eu perdia escrevendo e listando todas as minhas tarefas seria convertido de alguma forma em produtividade. Confesso que fiquei um bom tempo descrente.
Outra grande dificuldade que tive foi a segunda macro-etapa: processar. Depois que escrevia cada tarefa eu ainda tinha que determinar o tempo provável que gastaria para executá-la. Essa sem dúvida nenhuma era a macro-etapa que eu mais odiava. Era muito difícil prever quanto tempo eu levaria numa determinada tarefa. Em geral, eu errava o tempo. Sempre passava bastante, tipo, seu eu colocava que levaria 2 horas para fazer um layout, levava 6 horas ou mais. E isso furava completamente o planejamento. Enfim, não foi fácil, mas eu consegui me adaptar. Eu acredito que a metodologia GTD é simples, desde que você queira realmente se organizar. E como eu PRECISAVA me organizar, acho que encontrei um caminho menos doloroso analisando o meu próprio comportamento e ajustando essa técnica na minha rotina.
Hoje posso afirmar que “getting things done” mudou a minha vida profissional e o meu jeito de trabalhar. Mesmo no caos do dia a dia, é possível olhar para o sistema e achar sempre uma lacuna para encaixar uma nova demanda que surge de emergência, e essa realidade eu espero compartilhar com vocês hoje. Vamos lá!
Para compor esse artigo eu separei as 5 macro-etapas em pequenos blocos com citações reais e algumas referências em cada uma delas, porém muito antes de encarar o “Remember the Milk” vamos partir para entender manualmente, antes mesmo de por a mão no software vamos tentar viver a ciência por trás da metodologia. Bom, agora chega de papo e vamos ao que interessa!
Organizando as tarefas - (Coleta)
Organizando as tarefas (Coleta)
Como é o primeiro passo, é o mais difícil! Mas a dica aqui é bem simples. Lápis e papel. nada melhor. De cara, escreva tudo o que vier a sua mente. Use várias folhas durante o processo. Escreva as informações fundamentais para a tarefa: Nome da tarefa, nome do cliente, dados específicos. Liste-os indiscriminadamente. Sem se preocupar com quem deveria ser feito primeiro, se tem prioridade ou se é mais fácil ou difícil. Não importa. Nessa fase o importante é lembrar de todas as tarefas. Faça isso e provavelmente uma tarefa o levará a lembrar de outra, e quando perceber, se lembrou de praticamente tudo. Dê uma nome para essa folha e ponha uma numeração no alto para ajudar caso tenha mais de uma folha (comigo aconteceu assim!).
Papel e caneta - (Processe)
Agora é a vez de entender caso a caso. Sem pensar no conflito de datas, pegue cada tarefa e dê para cada uma delas dados bem mais específico, como: tempo de execução, prioridade, onde será feita, se fará a tarefa sozinho ou em equipe. Enfim, processe todos os dados mais específico da cada ação. O importante nesse momento é dar noção exata do tamanho, o grau de dificuldade e tempo que será executada cada tarefa. Sem dúvida é a parte mais chata da metodologia, mas é a mais essencial.
Ajustando tudo - (Organização)
Então chega a hora boa. Agora que você já sabe todas as demandas, o tipo específico de cada uma delas, está na hora de organizar quem virá primeiro e toda a seqüencia de tarefas. Nessa etapa o importante é tentar minimizar ao máximo o tempo perdido, o conflito de grandes demandas, conciliar fatores importantes para o bom andamento de todas as demandas. Inicialmente parece ser a etapa mais difícil, mas não é. Uma vez que você possui todos os dados mapeados, tudo fica mais fácil.
Mudanças, mudanças - (Revisar)
Mudanças, mudanças - (Revisar)
Depois de tudo bem organizado, você estará pronto para trabalhar, mesmo que pinte novas demandas, tudo estará mais claro. Você se sentirá confortável para ajustar o seu sistema de acordo com as especificações dessa nova demanda. O interessante é que uma vez implementada a metodologia, revisar é o que mais você diariamente. Ajustar possíveis imprevistos são menos traumáticos.
Colocando a mão na massa - (Execução)
Bom, chega de blá-blá-blá. É hora de executar tudo que foi planejado. Você perceberá que com a sua mente está livre das outras tarefas, a demanda que você estiver trabalhando será produzida com mais atenção, mais foco, e conseqüentemente, você será mais produtivo!
A metodologia GTD prega isso. Tire da mente todas as preocupações possíveis em relação às outras demandas que você não está trabalhando que a a sua demanda atual será concluída muito mais rapidamente.
Bem pessoal, é isso, espero que tenham gostado. Espero que essa semana vocês pratiquem a metodologia GTD manualmente pois na próxima semana eu vou explicar no “Remember the Milk” como fazer cada uma das etapas! Até lá!
Abraços! 
Base de pesquisa e referências desse artigo:
