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Entenda como configurar cada tipo de tarefa no seu RTM e tire o máximo proveito dessa ferramenta incrível!

Agora que todos já estão familiarizados em coletar (listar) todas as tarefas, podemos passar para a a segunda fase macro da metodologia GTD: Processar.

Essa fase consiste em ajustarmos todas as configurações mais específicas das tarefas coletadas, porém de forma individualizada. Eu salvei algumas imagens para ilustrar essa fase, e usei a própria tarefa de escrever esse artigo para explicar o seu funcionamento. Vamos lá!

Com a tarefa criada, perceba que ele fica marcada e com o background na cor “amarela”, e ao lado nós vemos um box com os itens de configuração que vamos alterar de acordo com a necessidade. Vamos analisá-los:

• Título da Tarefa - Você poderá editar quantas vezes forem necessárias, renomeando da forma que você quiser.
• Limite - Aqui você edita o seu “deadline” para a sua tarefa.
• Repetir - Nesse item você pode configurar tarefas que sejam recorrentes. Por exemplo: toda segunda-feira criar um artigo para o DK Cell Design.
• Tempo estimado - Esse sem dúvida é o item mais importante para mim. Aqui você informa ao sistema o tempo que você levará executando essa tarefa. É fundamental deixar o otimismo de lado e “cair na real”! Com o passar do tempo usando o RTM sua produtividade vai aumentar e conseqüentemente o prazo irá diminuir.
• Tags - Nesse item você pode configurar diversas tags relacionadas a tarefa. Depois que uma tarefa for completada, ficará muito fácil achar algo relacionado.
• Localidade - Se você faz tarefas em lugares diferentes, do tipo em casa e no trabalho, ou até mesmo num cliente, nesse item você pode configurar ao fará a tarefa.
• URL - Aqui você pode atribuir um link à tarefa, facilitando o acesso. Por exemplo, na minha tarefa de escrever esse artigo eu configurei o link para o post.
• Adiado - Esse é o único item que não configuramos, ele é apenas informativo. E muito importante, pois é aí que aparecerá quantas vezes você adiou essa tarefa.
• Compartilhado com - Quando você precisar dividir a tarefa com alguém, tipo eu com o meu sócio Renaldy, configuramos aqui o compartilhamento e as pessoas envolvidas terão automaticamente essa tarefa na sua caixa de entrada. Porém é necessário que essas pessoas também tenham uma conta no RTM.
• Notas - Eu utilizo muito esse item. Aqui normalmente estamos livres para inserir alguma informação importante, tipo um lembrete. Eu por exemplo para esse artigo que estou escrevendo eu coloquei os links dos sites que usei como referência.

Além de todas essas configurações individualizadas da tarefa, você pode dar um nível prioridade para cada uma delas. Como se fosse um grau de importância e o RTM ajusta o posicionamento de acordo com esse nível. A grande vantagem disso é num dia onde há muitos tarefas, você saberá exatamente qual tarefa começar.

Então é isso pessoal, agora que vocês sabem configurar as tarefas usando a “fase macro” da metodologia GTD, que tal exercitarem uma pouco essa semana? No próximo artigo vou ensinar outras técnicas mais avançadas de configuração. Até lá!

Abraços

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Observações: Para ilustrar melhor esse procedimento, eu estou usando a versão em Português do sistema. Enquanto não nos familiarizamos no uso do RTM, porém o ideal é que a gente migre para a versão em Inglês, principalmente por conta dos aplicativos em outros sistemas. Mas isso é assunto para um próximo artigo!

Vamos configurar e personalizar o RTM para ele ajude a você a potencializar sua produção.

Relembrando o que falamos no post anterior, é necessário exercitar a metodologia “Getting things done” no papel mesmo. Se você exercitou durante esses dias, hoje você estará preparado para inserir as suas demandas no sistema RTM. E por enquanto vou usar a interface em português para facilitar aos iniciantes. O ideal é que você utilize na versão em Inglês, mas até você se acostumar com o sistema vamos usando em português nesse artigo.

Então vamos começar passeando pelas configurações do sistema.

• Nessa primeira tela vamos editar as funções mais básicas e intuitivas possíveis: Nome, sobre nome, formato de datas, idiomas, fuso horário. Enfim, dados importantes e que uma vez configurados não será mais necessário mexer novamente.
• A segunda tela é a que eu considero a mais importante. Quando comecei a usar o RTM, eu não configurei nada nessa tela e somente depois que li o artigo do Marco Gomes é que pude perceber que ao configurar as abas dessa tela o sistema ganhou uma enorme potencialidade devido a personalização das nossas necessidades. Por padrão a lista vem configurada como “Caixa de entrada, Estudo, Trabalho e Enviadas”. De cara criei alguns tipos de listas e depois ajustei novamente e cheguei nesse formato que considero ideal. E para facilitar, eu peguei uma grande dica no Fator W do Walmar Andrade de numerar a lista incorporando a numeração no próprio nome de um item da lista.
• Na terceira tela irão aparecer as tags que cadastramos quando inserimos uma tarefa. Nesse momento pularemos essa tela, mas ela é fundamental, pois um sistema bem “tagueado” tudo fica mais fácil de ser localizado uma vez que arquivamos algum dado.
• A quarta tela é a das localidades. Para cada tarefa agendada, você poderá associá-la à algum lugar diferente, que pode ser mapeada ao estilo Google Maps. O resultado você pode ver aqui. Isso se você cadastrar e preencher o endereço corretamente. Mas para que já usou o sistema do Google Maps não terá nenhuma dificuldade com a versão do RTM.
• A quinta tela é uma das mais importantes do sistema. Nela nós poderemos configurar os lembretes que receberemos para cada tarefa ou grupo. Com a vantagem de ser lembrado via e-mail e uma série de outros serviços on-line do tipo Twitter, GTalk, MSN, Mobile e etc.
• A sexta e sétima tela estão vinculadas à serviços web externos e ao plano Pro account respectivamente.
• E na oitava tela podemos todos os links disponíveis da conta.

Outra grande vatngem do sistema RTM é o compartilhamento das informações. Nele, você poderá cadastrar uma ou mais pessoas com o objetivo de gerenciar alguma tarefa condiando-a à executá-la em conjunto. E para isso utilize o link contato e adicione as pessoas que quiser compartilhar as tarefas, porém a pessoa contactada também terá que adicioná-lo como contato para que funcione corretamente.

Pronto, já configuramos as funções mais básicas e podemos utilizar o sistema cadastrando todas as tarefas. Veja como é a “cara” do meu Remember the Milk.

Perceba que editei todas as listas e acompanho tudo de perto tendo uma visão macro ou bem detalhada. Há também uma opção bastante interessante se você for gerente ou supervisor numa agência e tiver que usar gráficos em quadros na parede. Você pode utilizar o “planejamento semanal” e usá-los impressos. Há uns pequenos quadrados que você pode ticá-los quando a(s) tarefa(s) forem concluídas. É bem legal para acompanhar a produção.

Bem galera, na próxima semana vou ensinar mais detalhes sobre como inserir as tarefas no sistema e seus detalhes! Espero que tenham gostado até a próxima! Abraços

Na verdade, isso serve para qualquer pessoa que tem muitas tarefas a fazer e deseja uma metodologia fácil, prática e realmente útil!

Na semana passada eu mencionei que uso a metodologia GTD e hoje vou mostrar como eu me organizo utilizando essa técnica nas minhas demandas. Como mencionei no artigo anterior, a metodologia GTD baseia-se nas 5 macro-etapas: Coletar, processar, organizar, revisar e executar. Essas etapas nos ajudam a organizar de forma muito clara todas as demandas que temos e dessa forma podemos nos planejar com uma boa margem de precisão tudo o que será feito a partir dessa organização.

Quando eu comecei a ler sobre a metodologia GTD, percebia nos relatos dos usuários uma satisfação total em ter controle sobre as suas demandas, por mais quantidade que eles as tivessem. Essa é uma das grandes vantagens dessa metodologia, o controle total sobre as demandas.

Mas não pensem vocês que tudo é um mar de rosas. Na verdade não foi fácil utilizar essa metodologia. E logo de cara desisti várias vezes. mas retornava logo em seguida quando lia algum artigo sobre. A minha maior dificuldade que encontrei no começo foi a primeira macro-etapa: coletar. Eu precisava parar e escrever todas as minhas demandas. Eu disse TODAS! Era difícil crer que aquele tempo precioso que eu perdia escrevendo e listando todas as minhas tarefas seria convertido de alguma forma em produtividade. Confesso que fiquei um bom tempo descrente.

Outra grande dificuldade que tive foi a segunda macro-etapa: processar. Depois que escrevia cada tarefa eu ainda tinha que determinar o tempo provável que gastaria para executá-la. Essa sem dúvida nenhuma era a macro-etapa que eu mais odiava. Era muito difícil prever quanto tempo eu levaria numa determinada tarefa. Em geral, eu errava o tempo. Sempre passava bastante, tipo, seu eu colocava que levaria 2 horas para fazer um layout, levava 6 horas ou mais. E isso furava completamente o planejamento. Enfim, não foi fácil, mas eu consegui me adaptar. Eu acredito que a metodologia GTD é simples, desde que você queira realmente se organizar. E como eu PRECISAVA me organizar, acho que encontrei um caminho menos doloroso analisando o meu próprio comportamento e ajustando essa técnica na minha rotina.

Hoje posso afirmar que “getting things done” mudou a minha vida profissional e o meu jeito de trabalhar. Mesmo no caos do dia a dia, é possível olhar para o sistema e achar sempre uma lacuna para encaixar uma nova demanda que surge de emergência, e essa realidade eu espero compartilhar com vocês hoje. Vamos lá!

Para compor esse artigo eu separei as 5 macro-etapas em pequenos blocos com citações reais e algumas referências em cada uma delas, porém muito antes de encarar o “Remember the Milk” vamos partir para entender manualmente, antes mesmo de por a mão no software vamos tentar viver a ciência por trás da metodologia. Bom, agora chega de papo e vamos ao que interessa!

Organizando as tarefas - (Coleta)

Como é o primeiro passo, é o mais difícil! Mas a dica aqui é bem simples. Lápis e papel. nada melhor. De cara, escreva tudo o que vier a sua mente. Use várias folhas durante o processo. Escreva as informações fundamentais para a tarefa: Nome da tarefa, nome do cliente, dados específicos. Liste-os indiscriminadamente. Sem se preocupar com quem deveria ser feito primeiro, se tem prioridade ou se é mais fácil ou difícil. Não importa. Nessa fase o importante é lembrar de todas as tarefas. Faça isso e provavelmente uma tarefa o levará a lembrar de outra, e quando perceber, se lembrou de praticamente tudo. Dê uma nome para essa folha e ponha uma numeração no alto para ajudar caso tenha mais de uma folha (comigo aconteceu assim!).

Papel e caneta - (Processe)

Agora é a vez de entender caso a caso. Sem pensar no conflito de datas, pegue cada tarefa e dê para cada uma delas dados bem mais específico, como: tempo de execução, prioridade, onde será feita, se fará a tarefa sozinho ou em equipe. Enfim, processe todos os dados mais específico da cada ação. O importante nesse momento é dar noção exata do tamanho, o grau de dificuldade e tempo que será executada cada tarefa. Sem dúvida é a parte mais chata da metodologia, mas é a mais essencial.

Ajustando tudo - (Organização)

Então chega a hora boa. Agora que você já sabe todas as demandas, o tipo específico de cada uma delas, está na hora de organizar quem virá primeiro e toda a seqüencia de tarefas. Nessa etapa o importante é tentar minimizar ao máximo o tempo perdido, o conflito de grandes demandas, conciliar fatores importantes para o bom andamento de todas as demandas. Inicialmente parece ser a etapa mais difícil, mas não é. Uma vez que você possui todos os dados mapeados, tudo fica mais fácil.

Mudanças, mudanças - (Revisar)

Depois de tudo bem organizado, você estará pronto para trabalhar, mesmo que pinte novas demandas, tudo estará mais claro. Você se sentirá confortável para ajustar o seu sistema de acordo com as especificações dessa nova demanda. O interessante é que uma vez implementada a metodologia, revisar é o que mais você diariamente. Ajustar possíveis imprevistos são menos traumáticos.

Colocando a mão na massa - (Execução)

Bom, chega de blá-blá-blá. É hora de executar tudo que foi planejado. Você perceberá que com a sua mente está livre das outras tarefas, a demanda que você estiver trabalhando será produzida com mais atenção, mais foco, e conseqüentemente, você será mais produtivo!

A metodologia GTD prega isso. Tire da mente todas as preocupações possíveis em relação às outras demandas que você não está trabalhando que a a sua demanda atual será concluída muito mais rapidamente.

Bem pessoal, é isso, espero que tenham gostado. Espero que essa semana vocês pratiquem a metodologia GTD manualmente pois na próxima semana eu vou explicar no “Remember the Milk” como fazer cada uma das etapas! Até lá!

Abraços!

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Parece comercial das Casas Bahia não? Porém vou explicar melhor:

Sei que atualmente todos estão falando sobre a tal Loja Virtual do Secumdum, porém devo dar os parabéns.

A um tempo atrás fui contactado pelo Jobson a respeito de outro script que gerava os anúncios na lateral do site. E ganhei uma boa quantia até.

Desta vez ele informou que estava atualizando o script que gerava uma loja virtual. Decidi testar e achei bem interessante, pena que ainda peca em quesitos de customização. Vou deixar a mesma Loja Virtual online por uns tempos e acompanhar a evolução do script. Foi ótimo poder experimentar a ferramenta, tanto que criei um menu para facilitar um acesso as categorias e produtos disponiveis. A barra de busca também ficou em uma posição mais visivel, veremos agora as conversões.

Jobson é um mestre na arte de monetização aqui no Brasil recentemente então podemos confiar totalmente.

Quem precisar de ajuda no script basta entrar em contato.

Se você já sabe que tipo de webdesigner você é, agora precisar organizar tudo em relação aos seu trabalhos para cair na rua e ganhar o seu dinheirinho suado!

Quando eu comecei a trabalhar com webdesign oferecendo os meus serviços aqui e ali, percebi que mesmo trabalhando das 09 às 18h num emprego de designer gráfico de segunda à sexta eu dava conta das demandas que surgiam semanalmente fora do horário do expediente nos websites em que eu mantinha dos meus clientes. Foi nessa época que eu comprei o livro “Viver de Design” do Gilberto Strunck (professor da Escola de Belas Artes da UFRJ), um grande livro para quem quer começar a carreira de Designer de uma maneira organizada e profissional. De posse desse livro, pude perceber as falhas que eu cometia em relação ao meu trabalho, a postura diante do mercado e principalmente aprendi a mostrar o meu trabalho de uma forma mais coerente e potencializei a minha prospecção.

Vale a leitura e serve também como guia para futuras consultas, tirando dúvidas sobre questões administrativas como “notas fiscais” ou “impostos a serem pagos”, enfim, uma grande referência para quem quer começar com o pé direito nessa carreira e depois que li esse livro eu passei a atuar com uma metodologia mais clara de trabalho. Busquei na internet modelos de profissionais conceituados e criei a minha própria metodologia baseado nas soluções já consolidadas pelo mercado e fiz dessa minha metodologia o meu argumento comercial.

Porém quando no fim do ano passado eu comecei a trabalhar em regime de Home-office em tempo integral fazendo a criação e manutenção de sites bem maiores com muitas demandas e de olho na montagem futura de um escritório propriamente dito e por conta da rotina doméstica com dois filhos, eu precisei de uma força extra para dar conta de tudo que estava acontecendo. Eu sentia a necessidade de sistematizar a minha metodologia de trabalho. Eu precisava ter uma visão mais abrangente sob o meu negócio em busca da produtividade máxima. E mais uma vez e a solução veio pela internet mesmo. Fiquei sabendo de uma metodologia chamada GTD - Getting Things Done, que segundo a comunidade Wikipédia “consiste no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar“. Desta forma, a mente fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que necessita ser feito e pode se concentrar em realmente executar essas tarefas.

Inicialmente, não me adaptei muito bem com a metodologia, mas de tanto ler em vários blogs sobre o assunto, me permiti mais a tentar, mesmo porque, reconheço que o processo não é muito fácil. É difícil você que normalmente não precisava de nenhum tipo de metodologia para trabalhar, baseando-se apenas no intuitivo termo “eu acho que vou começar por aqui” e passar a ter que “protocolar” cada etapa do processo, realmente não é fácil! Mas é possível sim. Mesmo porque, cada um de nós possui um entendimento muito próprio para a forma de trabalhar.

A metodologia pode ser dividida em cinco macro-etapas:

• Coletar
• Processar
• Organizar
• Revisar
• Executar

Segundo essa metodologia, se organizarmos tudo num sistema confiável e deixarmos a nossa mente livre para concentrar apenas no trabalho daquele momento, toda a sua produtividade será potencializada. Eu testei essa técnica inicialmente em papel mesmo, até entender a mecânica do processo. Coletava e listava todas as demandas que eu tinha e suas especificações como data de início e entrega, tempo necessário entre outros. Somente depois de um tempo é que migrei para e o sistema on-line do site “Remember the Milk” e gostei tanto que estou até hoje. Com essa ferramenta organizo todas as minhas ações diárias, podendo ter uma visão bem macro do meu trabalho. Com o “RTM” eu prevejo possíveis “gargalos” e consigo tomar decisões com ações de remanejamento de demandas para amenizar a produção e prevenir possíveis atrasos.

Claro que hoje eu utilizo vários outros diferentes sistemas de apoio a minha produção, como: Google Calendar, Netvibes, Ta-da list e outros. Em breve farei um post falando sobre esses outros sistemas por aqui, eu prometo.

Bem galera, acho que agora alguns de vocês vão sair correndo para o browser mais próximo abrindo uma nova janela ou aba em busca das referências que citei aqui para uma organização maior e melhor dos seus trabalhos. Acredito que existam outras infinitas opções diferentes no mercado e talvez até melhores do que as desse artigo. O importante é que cada um de vocês encontre uma forma própria e que as ajudem com suas próprias metodologias de trabalho. No próximo artigo vou falar como eu organizo o meu Remember the Milk e como inicio uma demanda. Até lá!

Abraços!

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